10 bis 15 Std.
Koordination pro Woche
Mahnungen, Belegsuche, Statusprüfungen und Antworten an Kunden, die wissen wollen, wie weit es ist.
Business-Software · ab CHF 19’000 · 10 bis 20 Wochen
Individuelle Software für ein Treuhandbüro
Ihr Fach steckt in vier Programmen, die nicht miteinander reden, plus einer Tabelle, die alles zusammenhält.
Ein einziges Werkzeug für Mandate, Steuerfristen, Belegsammlung, Zeiterfassung und Fakturierung. Gebaut für Berufsgeheimnis und Schweizer Aufbewahrungsfristen.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Preis vor dem Start fixiert
Die kurze Antwort
Individuelle Software für ein Treuhandbüro bündelt Mandatsverfolgung, Kalender der Steuer- und Sozialversicherungsfristen, Belegsammlung beim Kunden, Zeiterfassung und Fakturierung in einer Anwendung. Bei Alpellia beginnt sie bei CHF 19’000 und wird in 10 bis 20 Wochen geliefert, mit Zugriffsrechten pro Mandat, Hosting in der Schweiz und lückenloser Protokollierung der Einsichten: den drei Anforderungen, die Berufsgeheimnis und revDSG einem Treuhandbüro stellen. Sie ersetzt Ihre Buchhaltungssoftware nicht: sie schliesst daran an.
Das Problem
Ihr Wert liegt in der Übersicht, Ihre Werkzeuge liefern keine
Die Buchhaltungssoftware macht die Buchhaltung. Sie sagt Ihnen nicht, welcher Kunde seine Belege noch nicht geschickt hat, welche Deklaration in zehn Tagen fällig ist oder wie viele Stunden auf ein Pauschalmandat gelaufen sind.
Diese Angaben existieren, aber verstreut: eine Tabelle für die Fristen, ein Postfach für die Mahnungen, ein Netzlaufwerk für die Belege, ein Notizbuch für die Zeit. Niemand hat die Gesamtsicht, und genau die bezahlt der Kunde.
Dazu kommt eine Auflage, die andere Branchen nicht kennen: jedes Dossier enthält Finanz- und Personendaten unter Berufsgeheimnis, mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ein geteiltes Netzlaufwerk, in dem alle alles sehen, ist nicht konform, und im Nachhinein schwer zu korrigieren.
Ein Treuhandbüro mit 150 Mandaten ohne Verfolgungswerkzeug wendet eine halbe Stelle allein dafür auf, zu wissen, wo die Dossiers stehen.
«Wir mahnen blind»
Fehlende Belege fallen spät auf, oft wenn die Frist schon nah ist und der Kunde in den Ferien.
«Die Pauschale rentiert nicht»
Ohne echte Zeitmessung pro Mandat lässt sich nicht sagen, welche unterfakturiert sind, also auch nichts korrigieren.
«Alle haben Zugriff auf alles»
Das Berufsgeheimnis verlangt eine Beschränkung pro Dossier und den Nachweis, wer was eingesehen hat.
Die versteckten Kosten
Was der heutige Zustand Sie bereits kostet
Die Kosten ballen sich in den Spitzenzeiten, was sie schmerzhafter macht, als eine Jahresrechnung vermuten lässt.
15 bis 25 %
unterfakturierte Mandate
Übliche Quote der Pauschalen, deren echter Aufwand die Schätzung deutlich übersteigt, mangels verlässlicher Messung.
revDSG
und Berufsgeheimnis
Eine Dateifreigabe ohne Rechte pro Dossier und ohne Zugriffsprotokoll setzt das Büro bei Kontrolle oder Zwischenfall aus.
Grössenordnungen für ein Treuhandbüro von 3 bis 15 Mitarbeitenden mit 80 bis 300 Mandaten. Das erste Gespräch dient dem Abgleich mit Ihren Zahlen.
Die Lösung
Was ein für Treuhand gebautes Werkzeug abdeckt
Ziel ist nicht, Ihre Buchhaltungssoftware zu ersetzen, die ihre Arbeit gut macht, sondern alles abzudecken, was sie nicht tut, und daran anzuschliessen.
-
01
Mandatsverfolgung
Jedes Mandat trägt Art, Frist, Verantwortung, Stand und Abrechnungsmodus. Eine Ansicht zeigt, was überfällig ist, was ansteht und was auf einen Beleg wartet.
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02
Fristenkalender
Steuerdeklarationen, MWST-Abrechnungen, Sozialabgaben, Abschlüsse: wiederkehrende Fristen werden je Mandatsart und Kanton automatisch erzeugt, mit Warnung im Voraus statt zu spät.
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03
Belegsammlung
Ein gesicherter Kundenbereich, in dem der Kunde seine Unterlagen ablegt. Die Liste der erwarteten Belege ist beidseitig sichtbar, und Mahnungen gehen automatisch, solange etwas fehlt.
-
04
Zeit und Rentabilität
Zeiterfassung in zwei Klicks, auf das Mandat gebucht. Der Abgleich zwischen echtem Aufwand und fakturiertem Betrag zeigt, welche Pauschalen zu überarbeiten sind, mit Zahlen für das Gespräch mit dem Kunden.
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05
Rechte pro Mandat und Protokoll
Eine Mitarbeiterin sieht nur die ihr zugeteilten Dossiers. Jede Einsicht und jede Änderung sind mit Zeitstempel und Urheber versehen, was das Berufsgeheimnis nachweisbar macht, nicht nur behauptet.
-
06
Anbindung an Ihre Werkzeuge
Die Software schliesst an Ihre Buchhaltung und Ihre Fakturierung an, statt sie zu verdoppeln. Daten werden einmal erfasst, an einer Stelle.
Aufbewahren und Löschen, von Anfang an mitgedacht
Buchungsbelege sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren; bestimmte Personendaten sind umgekehrt zu löschen, sobald sie nicht mehr nötig sind. Diese beiden Regeln widersprechen sich, wenn man sie nicht von Beginn an modelliert. Das Werkzeug unterscheidet deshalb aufbewahrungspflichtige Dokumente von löschpflichtigen Daten, mit Fristen pro Dokumentart, und einem Protokoll, das belegt, was wann gelöscht wurde.
Im Wirtschaftsraum Biel und Berner Jura
Der Raum Biel–Seeland–Berner Jura hat eine hohe Dichte kleiner Treuhandbüros. Zwei Eigenheiten wiegen schwer. Erstens die Zweisprachigkeit: ein Bieler Treuhandbüro führt selbstverständlich Mandate auf Deutsch und auf Französisch, mit Steuerkorrespondenz in beiden Sprachen: Oberfläche und Briefvorlagen müssen mitziehen. Zweitens die Struktur der Kundschaft: viele Uhrenzulieferer und kleine Baubetriebe, deren Belege spät und unsortiert eintreffen. Ein anderswo gedachtes Werkzeug setzt disziplinierte Kunden voraus; hier zählt die Mahnmechanik so viel wie der Rest.
Preis und Dauer
Was es kostet und wie lange es dauert
Der Preis hängt von den gewählten Modulen ab und davon, wie leicht sich an Ihre heutige Buchhaltungssoftware anschliessen lässt. Die Zahl der Mitarbeitenden geht nicht in die Rechnung ein.
| Umfang | Richtpreis | Dauer | Was abgedeckt ist |
|---|---|---|---|
| Nur Mandatsverfolgung | CHF 19’000 – 26’000 | 10 bis 14 Wochen | Mandate, Fristen, Rechte pro Dossier, Zugriffsprotokoll, Hosting in der Schweiz, Schulung. |
| Verfolgung und Kundenbereich | CHF 26’000 – 40’000 | 14 bis 18 Wochen | Zusätzlich Belegsammlung, automatische Mahnungen, Zeiterfassung und Rentabilität pro Mandat. |
| Vollständiger Umfang | CHF 40’000 – 60’000 | 18 bis 26 Wochen | Zusätzlich Fakturierung, Anbindung an die Buchhaltung, Deutsch und Französisch, Auswertungen pro Partner. |
Hosting in der Schweiz ab CHF 150 pro Monat. Keine Lizenz pro Benutzer: drei neue Mitarbeitende ändern die Rechnung nicht. Alle Preise, was enthalten ist und was ein Angebot verändert, stehen auf der Seite mit den öffentlichen Preisen.
Das Ergebnis
Was sich in der Hochsaison ändert
Ein Verfolgungswerkzeug beurteilt man nicht im Juli. Man beurteilt es im März, wenn alles gleichzeitig kommt.
- Keine vergessene Frist. Steuer- und Sozialversicherungstermine werden automatisch erzeugt und im Voraus gemeldet, pro Mandat und Kanton.
- Die Mahnungen laufen von selbst. Der Kunde sieht, welche Belege fehlen, und erhält Erinnerungen, solange etwas aussteht. Sie sind nicht mehr die Erinnerung.
- Rentabilität pro Mandat wird sichtbar. Sie wissen, welche Pauschalen neu zu verhandeln sind, mit dem echten Aufwand als Beleg statt mit einem Eindruck.
- Das Berufsgeheimnis wird nachweisbar. Rechte pro Dossier, Protokoll der Einsichten, Hosting in der Schweiz und Aufbewahrungsfristen pro Dokumentart.
0
Lizenz pro Mitarbeitendem
10–20 Wo.
vom Startsignal bis zum produktiven Einsatz
ab 19’000
CHF für Software nach Mass
100 %
der Einsichten mit Zeitstempel protokolliert
Ein echter Fall
Was am Ende dabei herauskommt
Qode Finance, ein Versicherungsbroker der Westschweiz, hatte dieselben Auflagen wie ein Treuhandbüro: sensible Dokumente, feine Zugriffsrechte und Provisionsberechnungen, die stimmen müssen. Das gelieferte CRM regelt die Rechte modul- und feldweise, mit Zwei-Faktor-Anmeldung und Hosting in der Schweiz.
Neun Module in einer einzigen Anwendung, Rechte pro Feld einstellbar, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hosting in der Schweiz und 158 automatisierte Tests. Sechs Wochen von der ersten Codezeile bis zum produktiven Einsatz.
Die Fallstudie zum CRM von Qode Finance lesen
Weiterlesen
Oft kombiniert mit
Projekte, die lange tragen, verbinden fast immer zwei Bausteine.
Die Leistung Business-Software im Detail
Methode, Datenmodell, Übernahme des Bestehenden und der vollständige Ablauf eines Projekts nach Mass.
Business-Software ab CHF 19’000Zuerst die Belegmenge angehen
Wenn der Grossteil der Zeit in die Erfassung eingehender Belege fliesst, kostet eine Automatisierung weit weniger als eine vollständige Software.
Rechnungserfassung automatisieren
Häufige Fragen
Software für Treuhandbüros: die Antworten
Eine Frage fehlt? Schreiben Sie an hello@alpellia.ch, die Antwort kommt innert 24 Stunden.
Nein, und das wäre eine schlechte Idee. Die Schweizer Buchhaltungsprogramme machen sehr gut, wofür sie gebaut sind. Die Individualsoftware deckt ab, was sie nicht abdecken (Mandate, Fristen, Belegsammlung, Rentabilität) und schliesst daran an, um Doppelerfassung zu vermeiden. Der genaue Umfang wird in der Aufnahme festgelegt, vor jedem Angebot.
Durch drei Mechanismen zusammen: Zugriffsrechte pro Mandat, ein Protokoll mit Zeitstempel für jede Einsicht und jede Änderung, sowie Hosting in der Schweiz mit Verschlüsselung. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist standardmässig aktiv. Ziel ist, nachweisen zu können, wer worauf zugegriffen hat, nicht, es bloss zu behaupten.
Sie werden pro Dokumentart parametriert. Aufbewahrungspflichtige Belege sind gegen Löschung geschützt; Personendaten ohne diese Pflicht folgen einer kürzeren Frist und werden bei Ablauf automatisch gelöscht. Jede Löschung wird protokolliert, womit sich die Konformität bei einer Kontrolle belegen lässt.
Ja, und zwar von der Struktur an, wenn Sie es brauchen, nicht nachträglich angeklebt. Das umfasst Oberfläche, Brief- und Mahnvorlagen sowie die Bezeichnung der Fristen. Für ein Bieler oder Seeländer Treuhandbüro ist das in der Regel eine Bedingung, keine Option.
Ein halber bis ein Tag Schulung je nach Modulzahl, dazu zwei bis drei Wochen begleitete Nutzung. Der Wechsel wird ausserhalb der Spitzenzeit geplant, nie im März. Ihre bestehenden Daten werden vorher importiert und geprüft, während Ihre heutigen Werkzeuge weiterlaufen.
Kurz gefasst
Das Wichtigste in fünf Zeilen
- Leistung
- Software nach Mass für Treuhandbüros: Mandate, Fristen, Belegsammlung, Zeit, Rentabilität und Fakturierung.
- Für wen
- Treuhandbüros von 3 bis 20 Mitarbeitenden mit 80 bis 300 Mandaten.
- Preis
- CHF 19’000 bis CHF 60’000 je nach gewählten Modulen. Keine Lizenz pro Mitarbeitendem.
- Dauer
- 10 bis 20 Wochen, mit einem Wechsel ausserhalb der steuerlichen Spitzenzeit.
- Konformität
- Rechte pro Mandat, Protokoll der Einsichten, Hosting in der Schweiz, Aufbewahrungsfristen pro Dokumentart.
Wie viele Mandate betreuen Sie heute?
Diese Zahl plus die Zahl der Mitarbeitenden genügt für eine erste Grössenordnung. Dreissig Minuten am Telefon, unverbindlich. Begrenzte Kapazität: 2 neue Projekte pro Monat.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Klartext statt Fachjargon