10 bis 30 %
nicht abgenommene Anrufe
Übliche Quote in Spitzenzeiten in einer Praxis ohne eigene Telefonzentrale.
KI-Mitarbeiter · ab CHF 4’900 + CHF 490/Monat · 3 bis 6 Wochen
Terminvereinbarung in einer Praxis automatisieren
Das Telefon klingelt während der Konsultation. Niemand kann abnehmen, und die Patientin ruft woanders an.
Ein Assistent, der Termine in Ihrem bestehenden Kalender vergibt, Erinnerungen verschickt und Absagen bearbeitet, auf Deutsch und Französisch, ohne je Gesundheitsdaten zu berühren.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Preis vor dem Start fixiert
Die kurze Antwort
Die Terminvereinbarung einer Arzt- oder Zahnarztpraxis zu automatisieren heisst: ein Assistent schlägt die freien Termine Ihres bestehenden Kalenders vor, erfasst den Termin, verschickt die Erinnerungen und bearbeitet Absagen, ohne Zutun des Sekretariats. Bei Alpellia beginnt das bei CHF 4’900 plus CHF 490 pro Monat und ist in 3 bis 6 Wochen in Betrieb. Entscheidend ist die strikte Trennung der Daten: der Assistent verarbeitet eine Identität und einen Termin, nie einen Konsultationsgrund oder ein Patientendossier. Das macht die Automatisierung mit dem Berufsgeheimnis vereinbar.
Das Problem
Das Sekretariat kann nicht an zwei Orten sein
Die Anrufe kommen gebündelt zwischen 8 und 10 Uhr, dann am späten Nachmittag. Gleichzeitig sind Patienten zu empfangen, Räume vorzubereiten und Administration zu erledigen. Das Telefon klingelt ins Leere, oder die Patientin wartet in der Leitung.
Wer keine Antwort erhält, ruft nicht immer zurück: er wählt die Nummer der nächsten Praxis. Für eine Praxis, die ihren Kalender füllen will, ist jeder verpasste Anruf ein verlorener Termin, und das Phänomen bleibt unsichtbar, weil es keine Spur hinterlässt.
Am anderen Ende kosten nicht wahrgenommene Termine genauso viel. Ein am Vortag freigegebener Termin kann neu besetzt werden; ein am Morgen selbst verlorener nie. Manuelle Erinnerungen lösen das Problem, aber niemand hat Zeit, sie systematisch zu machen.
Eine Praxis, die zwei Anrufe pro Tag und zwei Termine pro Woche verliert, verliert im Jahr mehrere Konsultationstage.
«Wir können nicht alles beantworten»
Die Anrufspitzen fallen genau dann an, wenn das Sekretariat am Empfang am stärksten gefordert ist.
«Die Patienten sagen nicht ab»
Ein am Morgen selbst verlorener Termin wird nicht mehr besetzt. Ohne automatische Erinnerung bleibt die Ausfallquote hoch.
«Die Buchungssysteme passen nicht»
Sie verlangen oft, die Daten anderswo zu hosten, ohne klare Antwort zum Arztgeheimnis.
Die versteckten Kosten
Was der heutige Zustand Sie bereits kostet
Beide Verluste addieren sich: Patienten, welche die Praxis nicht erreichen, und Termine, die gebucht, aber nicht wahrgenommen werden.
4 bis 8 %
nicht wahrgenommene Termine
Gewöhnliche Ausfallquote ohne automatisiertes Erinnerungssystem. Jeder verlorene Termin ist ein reiner Verlust.
6 bis 10 Std.
pro Woche am Telefon
Zeit allein für Vergabe und Änderung von Terminen in einer mittelgrossen Praxis.
Grössenordnungen für eine Praxis mit einer bis fünf behandelnden Personen. Das erste Gespräch dient dazu, sie durch Ihre echten Anrufvolumen und Ihre Ausfallquote zu ersetzen.
Die Lösung
Was der Assistent tut, und was er nie tut
Die Automatisierung hält bewusst an der Tür des Patientendossiers. Diese Grenze macht das Ganze rechtlich wie ethisch vertretbar.
-
01
Termine aus Ihrem bestehenden Kalender
Der Assistent liest die echten Verfügbarkeiten im Kalender, den Sie schon nutzen, und schlägt freie Termine nach Ihren Regeln vor: Dauer je Terminart, behandelnde Person, für Notfälle reservierte Zeitfenster.
-
02
Eingegrenzte Terminvergabe
Er erhebt Namen, eine Kontaktmöglichkeit und die Terminart aus einer von Ihnen definierten Liste. Er erfasst weder Symptom noch Vorgeschichte noch irgendeine Gesundheitsangabe.
-
03
Automatische Erinnerungen
Eine Erinnerung 48 Stunden vorher, eine am Vortag, über den vom Patienten gewählten Kanal. Absagen oder Verschieben ist direkt aus der Erinnerung möglich, womit der Termin früh genug frei wird, um neu besetzt zu werden.
-
04
Intelligente Warteliste
Eine Absage löst automatisch einen Vorschlag an die wartenden Patienten aus, die zum frei gewordenen Termin passen. Das ist der Mechanismus, der ohne Aufwand am meisten Umsatz zurückholt.
-
05
Übergabe an einen Menschen
Jede Lage ausserhalb des Rahmens (Notfall, komplexe Anfrage, Patient, der auf eine Person besteht) wird sofort übergeben, mit dem Verlauf des Austauschs.
-
06
Zweisprachig und durchgehend erreichbar
Deutsch und Französisch im selben Assistenten, verfügbar am Abend und am Wochenende, dann, wenn ein grosser Teil der Terminwünsche tatsächlich entsteht.
Die Datentrennung, einfach erklärt
Der Assistent weiss, dass eine Person namens X am Dienstag um 14 Uhr zur Kontrolle kommt. Mehr weiss er nicht, und er hat technisch keinen Zugriff auf das Patientendossier. Die Daten, die er verarbeitet (Identität, Kontakt, Termin) sind gewöhnliche Personendaten, keine besonders schützenswerten im Sinne des revDSG. Diese Trennung erlaubt die Automatisierung ohne Verletzung des Berufsgeheimnisses, und sie ist in der Architektur überprüfbar, nicht nur im Vertrag behauptet.
Im Wirtschaftsraum Biel und Berner Jura
Eine Bieler Praxis empfängt deutsch- und französischsprachige Patienten, oft in derselben Halbtagesschicht. Ein einsprachiges Buchungssystem schafft dort sofort eine Gruppe schlecht bedienter Patienten. Im Berner Jura und im Seeland kommt eine weitere Eigenheit dazu: die Praxen liegen weit auseinander, und wer seine Praxis nicht erreicht, weicht nicht einfach auf eine andere aus: er schiebt den Termin auf, manchmal um Monate. Ausserhalb der Öffnungszeiten zu antworten hat hier also eine gesundheitliche und nicht nur eine kaufmännische Wirkung. Schliesslich sind die Praxen der Region überwiegend klein, ohne Vollzeitsekretariat: genau die Konstellation, in der Automatisierung am meisten verändert.
Preis und Dauer
Was es kostet und wie lange es dauert
Der Preis hängt von Ihrer Kalendersoftware und vom gewünschten Grad an Selbstständigkeit ab. Ein Assistent, der vorschlägt, ohne zu schreiben, kostet deutlich weniger als einer, der selbst bucht.
| Umfang | Richtpreis | Dauer | Was abgedeckt ist |
|---|---|---|---|
| Informierender Assistent | CHF 4’900 + 490/Mt. | 3 bis 4 Wochen | Beantwortet gängige Fragen, nennt Verfügbarkeiten und leitet die Anfrage ans Sekretariat weiter. Schreibt nicht in den Kalender. |
| Selbstständige Terminvergabe | CHF 8’000 + 590/Mt. | 4 bis 6 Wochen | Schreibt direkt in Ihren Kalender, verschickt Erinnerungen, bearbeitet Absagen und Verschiebungen. Zweisprachig. |
| Mit Warteliste und erweiterten Erinnerungen | CHF 12’000 – 15’000 | 6 bis 9 Wochen | Zusätzlich automatische Neubesetzung abgesagter Termine, Regeln pro behandelnde Person und Terminart, Belegungsstatistik. |
Das Abonnement deckt Hosting, Modellverbrauch und Betriebserhaltung. Es hat keine Mindestlaufzeit. Alle Preise, was enthalten ist und was ein Angebot verändert, stehen auf der Seite mit den öffentlichen Preisen.
Das Ergebnis
Was sich an der Belegung ändert
Messbar sind zwei Wirkungen: die Zahl der Anrufe, die ankommen, und die Quote tatsächlich besetzter Termine.
- Kein verlorener Anruf in Spitzenzeiten mehr. Der Assistent nimmt die Wellen um 8 Uhr und am späten Nachmittag auf, auch wenn das Sekretariat im Empfang gebunden ist.
- Die Ausfallquote sinkt deutlich. Zwei automatische Erinnerungen und eine Absage mit einem Handgriff holen die meisten sonst verlorenen Termine zurück.
- Abgesagte Termine besetzen sich selbst. Die Warteliste wird automatisch angefragt, sobald ein Platz frei wird, ohne dass jemand telefonieren muss.
- Das Sekretariat gewinnt Zeit. Es bearbeitet komplexe Fälle und den Empfang, nicht die hundertste Terminverschiebung.
24/7
Terminvergabe, auch am Wochenende
2 Sprachen
Deutsch und Französisch im selben Assistenten
0
Gesundheitsdaten vom Assistenten verarbeitet
3–6 Wo.
vom Startsignal bis zur Inbetriebnahme
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KI-Mitarbeiter ab CHF 4’900 + CHF 490/MonatZuerst die Konformität prüfen
Bevor ein Assistent in Ihren Kalender schreibt, muss klar sein, wohin die Daten gehen und was aufbewahrt wird.
Chatbot nach revDSG
Häufige Fragen
Terminvereinbarung: die Antworten
Eine Frage fehlt? Schreiben Sie an hello@alpellia.ch, die Antwort kommt innert 24 Stunden.
Nein, und das ist eine Grenze der Architektur, keine Einstellung. Er verarbeitet eine Identität, eine Kontaktmöglichkeit und einen Termin. Er erhebt weder Symptom noch Vorgeschichte noch einen detaillierten Konsultationsgrund. Die Terminarten, die er vorschlägt, sind von Ihnen definierte allgemeine Bezeichnungen («Kontrolle», «Notfall», «Erstkonsultation») ohne klinischen Inhalt.
Ja, gerade weil der Assistent keine Gesundheitsdaten bearbeitet. Die Angaben, die er verarbeitet, sind gewöhnliche Personendaten im Sinne des revDSG. Die Ablage kann in der Schweiz erfolgen, die Aufbewahrungsfristen sind definiert, und jeder Zugriff wird protokolliert. Das entsprechende Bearbeitungsverzeichnis wird mit der Inbetriebnahme geliefert.
Das hängt von ihrer Offenheit ab, und es ist der erste geprüfte Punkt, vor jedem Angebot. Die verbreiteten Kalender bieten eine Schnittstelle, die erlaubt, Verfügbarkeiten zu lesen und einen Termin zu schreiben. Ist die Software vollständig geschlossen, bleibt es bei einem informierenden Assistenten, der die Anfrage weiterleitet: weiterhin nützlich, aber günstiger.
Der Assistent ist darauf gebaut, Notfallformulierungen zu erkennen und sofort an einen Menschen oder an die von Ihnen genannte Nummer zu übergeben, ohne die Lage selbst einzuschätzen. Er gibt nie medizinischen Rat, triagiert keine Notfälle und beruhigt keine besorgte Person: das sind medizinische Handlungen.
Das ist ein berechtigter Einwand, und die Antwort liegt im Entwurf: der Assistent sagt, dass er ein Assistent ist, und bietet immer die Übergabe an eine Person an. In der Praxis kommt eine Patientin, die abends um 20 Uhr in vierzig Sekunden einen Termin erhält, damit besser zurecht als eine, die morgens um 9 Uhr fünf Minuten in der Leitung wartet. Das menschliche Telefon verschwindet nicht, es ist nur nicht mehr überlastet.
Kurz gefasst
Das Wichtigste in fünf Zeilen
- Leistung
- Assistent, der Termine im bestehenden Praxiskalender vergibt, Erinnerungen verschickt und Absagen sowie Warteliste bearbeitet.
- Für wen
- Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen mit einer bis fünf behandelnden Personen.
- Preis
- ab CHF 4’900 plus CHF 490 pro Monat. Bis CHF 15’000 mit Warteliste und erweiterten Regeln.
- Dauer
- 3 bis 6 Wochen zwischen Angebotsfreigabe und Inbetriebnahme.
- Bewusste Grenze
- keine Gesundheitsdaten: kein Symptom, keine Vorgeschichte, kein Zugriff auf das Patientendossier.
Wie viele Anrufe verpassen Sie zwischen 8 und 10 Uhr?
Diese Zahl plus Ihre Ausfallquote genügt, um zu wissen, was Automatisierung einbringen würde. Dreissig Minuten am Telefon, unverbindlich.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Klartext statt Fachjargon