16 Std.
Erfassung pro Monat
Bei 200 Rechnungen und rund 5 Minuten pro Rechnung für Lesen, Erfassen und Ablegen. Das sind fast 200 Stunden im Jahr.
KI-Automatisierung · ab CHF 2’900 · 2 bis 5 Wochen
Rechnungserfassung in einem Schweizer KMU automatisieren
Ihre Kreditorenrechnungen kommen als PDF, und jemand tippt sie ab.
Automatisches Auslesen der eingehenden Rechnungen, Plausibilitätskontrolle, direkte Verbuchung in Ihrer Buchhaltung. Was zwei Tage im Monat gekostet hat, dauert zwei Stunden, und Tippfehler verschwinden.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Preis vor dem Start fixiert
Die kurze Antwort
Die Rechnungserfassung in einem Schweizer KMU zu automatisieren heisst: eingehende Rechnungen von einer Texterkennung lesen lassen, Lieferant, Datum, Beträge, MWST und Bestellnummer herausziehen und diese Daten direkt in die Buchhaltungssoftware schreiben. Bei Alpellia kostet eine solche Automatisierung zwischen CHF 2’900 und CHF 9’000 und ist in 2 bis 5 Wochen in Betrieb. Ein KMU mit 200 Rechnungen pro Monat wendet dafür heute 12 bis 20 Stunden auf; danach bleiben ein bis drei Stunden Kontrolle. Zweifelsfälle werden nie geraten: sie landen in einer Warteschlange, die ein Mensch freigibt.
Das Problem
Bei Ihnen tippt jemand Zahlen ab, die es schon gibt
Die Rechnung kommt per E-Mail als PDF. Eine Person öffnet sie, liest den Betrag, öffnet die Buchhaltung, tippt den Betrag, tippt das Datum, wählt das Konto, legt das PDF im Netzlaufwerk ab. Und dann noch 199 Mal.
Diese Arbeit schafft keinen Wert: die Information steht bereits auf dem Dokument. Sie wird von Hand von einem Bildschirm auf den anderen geschoben, mit der entsprechenden Fehlerquote. Und weil es mühsam ist, staut es sich: erfasst wird oft am Monatsende, womit die Liquiditätssicht mehrere Wochen hinterherhinkt.
Mit dem Wachstum verschärft sich das Problem. Von 100 auf 300 Rechnungen pro Monat verdreifacht nicht nur die Erfassungszeit: die Aufgabe kippt von der erträglichen Fleissarbeit zur halben Stelle. Viele KMU der Region stellen genau an diesem Punkt jemanden ein, obwohl das Volumen es nicht rechtfertigt.
Ein KMU mit 200 Rechnungen pro Monat verbringt damit 12 bis 20 Stunden. Übers Jahr sind das drei bis fünf Arbeitswochen für das Abtippen von Zahlen.
«Wir erfassen alles am Monatsende»
Die Liquidität wird mit drei Wochen Verzögerung gesteuert, und Skonti für schnelle Zahlung gehen verloren.
«Es gibt immer wieder Fehler»
Eine Zahlendreher oder ein falsches Konto fällt beim Abschluss auf, und dann kostet die Korrektur das Zehnfache.
«Sonst kann das niemand»
Der Ablauf lebt im Kopf einer einzigen Person. Ihre Ferien werden zum Betriebsproblem.
Die versteckten Kosten
Was der heutige Zustand Sie bereits kostet
Die Grössenordnungen unten gelten für ein Schweizer KMU mit rund 200 Kreditorenrechnungen pro Monat. Sie sind auf Ihr Volumen anzupassen, die Rechnungsstruktur bleibt dieselbe.
CHF 12’000
Jahreskosten
200 Stunden zu Arbeitgeberkosten von rund CHF 60 pro Stunde, Sozialleistungen inbegriffen. Ohne die entgangene Alternative.
1 bis 3 %
fehlerhafte Zeilen
Übliche Quote bei manueller Erfassung. Auf 2’400 Rechnungen im Jahr sind das 24 bis 72 Korrekturen, meist zum ungünstigsten Zeitpunkt.
Diese Zahlen sind Grössenordnungen, um die Rechnung aufzustellen, keine Messung in Ihrem Betrieb. Genau dafür ist das erste Gespräch da.
Die Lösung
Wie automatisiert wird, konkret
Es geht nicht darum, ein Standardwerkzeug anzuschliessen und zu hoffen. Der Ablauf wird um Ihre echten Belege herum neu gebaut, mit einer Leitplanke an jeder Stelle, an der ein Fehler teuer würde.
-
01
Automatische Sammlung
Die Rechnungen werden dort abgeholt, wo sie ohnehin ankommen: ein eigenes Postfach, ein geteilter Ordner, ein Lieferantenportal. Für Ihre Lieferanten ändert sich nichts.
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02
Auslesen und Extrahieren
Texterkennung und Sprachmodell ziehen Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Nettobetrag, MWST-Satz und -Betrag, Fälligkeit und Bestellreferenz heraus. Auch schief gescannte oder fotografierte Rechnungen werden verarbeitet.
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03
Plausibilitätskontrollen
Die Summe wird aus den Zeilen neu berechnet, die MWST gegen die geltenden Schweizer Sätze geprüft, der Lieferant mit Ihrem Stamm abgeglichen und ein Doppel vor der Verbuchung erkannt. Was durchfällt, wird nie einfach verbucht.
-
04
Warteschlange für Zweifelsfälle
Alles, dessen sich das System nicht sicher ist, landet in einer Freigabeliste, mit dem PDF neben dem fraglichen Feld. Ein Klick korrigiert, und die Korrektur dient als Beispiel für die nächsten Male.
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05
Verbuchung in Ihrer Software
Die freigegebenen Daten gehen nach Bexio, Abacus, Banana, Crésus oder in das Werkzeug, das Sie nutzen: über die Schnittstelle, wenn es eine gibt, sonst per Dateiimport. Das PDF wird nach Ihrer Konvention benannt und abgelegt.
-
06
Protokoll und Rückholbarkeit
Jeder Vorgang ist nachvollziehbar: was gelesen, was geschrieben wurde, wann und von wem freigegeben. Sie können die Automatisierung jederzeit anhalten und von Hand weiterarbeiten, ohne etwas zu verlieren.
Der entscheidende Punkt: die Warteschlange
Eine Automatisierung, die rät, wenn sie unsicher ist, schreibt am Ende Unsinn in Ihre Buchhaltung, und Sie suchen länger danach, als Sie eingespart haben. Hier gilt das Gegenteil: im Zweifel hält die Maschine an und fragt. Die vollautomatische Quote liegt je nach Belegqualität meist zwischen 80 und 95 %; der Rest geht in Sekunden über einen Menschen.
Im Wirtschaftsraum Biel und Berner Jura
Das Wirtschaftsgewebe von Biel und dem Berner Jura besteht aus Zulieferern der Uhren- und Mikrotechnik, Bauunternehmen und Treuhandbüros. Genau diese Betriebe erhalten viele Kreditorenrechnungen bei kleiner Administration: ein Decolletage-Betrieb mit 25 Personen hat oft nur eine Teilzeitkraft in der Buchhaltung. Im Seeland kommt bei Landwirtschaft und Lebensmittelverarbeitung eine Eigenheit dazu: handschriftliche Lieferscheine, die den Rechnungen beiliegen. Eine hier entworfene Automatisierung berücksichtigt diese Belege und den Umstand, dass ein Teil der Rechnungen auf Französisch eintrifft.
Preis und Dauer
Was es kostet und wie lange es dauert
Der Preis hängt vor allem von der Zahl der Rechnungsquellen ab und davon, wie leicht sich in Ihre Buchhaltung schreiben lässt. Das Monatsvolumen ändert an den Einrichtungskosten fast nichts.
| Umfang | Richtpreis | Dauer | Was abgedeckt ist |
|---|---|---|---|
| Einfache Automatisierung | CHF 2’900 – 4’500 | 2 bis 3 Wochen | Eine Rechnungsquelle, eine Buchhaltung mit Schnittstelle, Standardkontrollen, Warteschlange und Protokoll. |
| Übliche Automatisierung | CHF 4’500 – 7’000 | 3 bis 4 Wochen | Mehrere Quellen, Abgleich mit Bestellungen oder Lieferscheinen, Kontoregeln pro Lieferant, Deutsch und Französisch. |
| Erweiterter Umfang | CHF 7’000 – 12’000 | 4 bis 6 Wochen | Geschlossene Buchhaltungssoftware mit Umweg, mehrstufige Freigabe, Übernahme der Historie, Auswertungen. |
Wiederkehrend fallen nur die Modellkosten an, bei 200 Rechnungen rund CHF 20 bis 80 pro Monat. Alle Preise, was enthalten ist und was ein Angebot verändert, stehen auf der Seite mit den öffentlichen Preisen.
Das Ergebnis
Was sich im Alltag ändert
Am sichtbarsten ist der Zeitgewinn. Am nützlichsten ist auf Dauer, dass die Buchhaltung durchgehend aktuell ist statt monatsweise ruckartig.
- Von zwei Tagen auf zwei Stunden im Monat. Was bleibt, ist Kontrolle, nicht Tippen. Das kann jede Person übernehmen, nicht nur die eine, die den Ablauf kennt.
- Liquidität in Echtzeit. Rechnungen sind am Eingangstag erfasst. Sie wissen, was Sie schulden und wann, ohne auf den Abschluss zu warten.
- Skonti werden wieder erreichbar. 2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen holt nur, wer die Rechnung sofort erfasst. Bei nennenswertem Einkaufsvolumen deckt allein das die Investition.
- Der Ablauf hängt nicht mehr an einer Person. Alles ist dokumentiert, protokolliert und übernehmbar. Ferien und Austritte sind kein Betriebsrisiko mehr.
80–95 %
der Rechnungen ohne menschliches Zutun verarbeitet
2–5 Wo.
vom Startsignal bis zur Inbetriebnahme
ab 2’900
CHF für eine vollständige Automatisierung
100 %
der Vorgänge im Protokoll nachvollziehbar
Ein echter Fall
Was am Ende dabei herauskommt
Das für Qode Finance entwickelte CRM, einen Versicherungsbroker der Westschweiz, berechnet die Provisionen pro Produkt und Gesellschaft automatisch aus den eingegangenen Dokumenten: dieselbe Mechanik aus Extraktion und Kontrolle wie hier, nur auf Abrechnungen statt auf Rechnungen angewendet.
Neun Module in einer einzigen Anwendung, Rechte pro Feld einstellbar, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hosting in der Schweiz und 158 automatisierte Tests. Sechs Wochen von der ersten Codezeile bis zum produktiven Einsatz.
Die Fallstudie zum CRM von Qode Finance lesen
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Oft kombiniert mit
Projekte, die lange tragen, verbinden fast immer zwei Bausteine.
Die Leistung KI-Automatisierung im Detail
Funktionsweise, Leitplanken, anschliessbare Werkzeuge und der vollständige Ablauf eines Automatisierungsprojekts.
KI-Automatisierung ab CHF 2’900Wenn die Erfassung nur die Spitze ist
Wenn Ihre gesamte Nachverfolgung in Tabellen lebt, reicht eine Automatisierung allein nicht.
Excel durch Business-Software ersetzen
Häufige Fragen
Rechnungserfassung: die Antworten
Eine Frage fehlt? Schreiben Sie an hello@alpellia.ch, die Antwort kommt innert 24 Stunden.
In den allermeisten Fällen ja. Die in der Schweiz verbreiteten Programme (Bexio, Abacus, Banana, Crésus, Sage) bieten fast alle eine Schnittstelle oder akzeptieren einen normierten Dateiimport. Ist eine Software vollständig geschlossen, wird in ein Format geschrieben, das sie importieren kann, statt den Durchgang zu erzwingen. Das wird im ersten Gespräch geprüft, vor jedem Angebot.
Sie kann keinen Betrag verbuchen, dessen sie sich nicht sicher ist. Jede Rechnung durchläuft Plausibilitätskontrollen: Neuberechnung der Summe aus den Zeilen, Prüfung des MWST-Satzes gegen die geltenden Schweizer Sätze, Erkennung von Doppeln. Was durchfällt, geht in eine Warteschlange, in der ein Mensch in Sekunden entscheidet, mit dem PDF daneben.
Nein, und das ist im Raum Biel wichtig. Die eingesetzten Lesemodelle verarbeiten Deutsch und Französisch gleichermassen, einschliesslich der je nach Sprache unterschiedlich formulierten MWST-Angaben. Zweisprachige Rechnungen, bei Schweizer Lieferanten häufig, werden so verarbeitet, wie sie sind.
Die Ablage kann in der Schweiz gehostet werden, was der Standard ist, sobald die Belege sensible Daten enthalten. Die Verarbeitung entspricht dem revDSG: definierte Aufbewahrungsdauer, protokollierte Zugriffe und keine Speicherung durch die Modellanbieter über die Verarbeitung hinaus. Diese Punkte stehen im Angebot, nicht nur in einer Zusage.
Für ein KMU mit 200 Rechnungen im Monat und einer Investition von CHF 4’000 ist die Schwelle allein über die eingesparte Erfassungszeit nach vier bis sechs Monaten erreicht. Holen Sie zusätzlich bisher verpasste Skonti, verkürzt sich das deutlich. Unter 50 Rechnungen pro Monat lohnt sich eine vollständige Automatisierung selten, und das sage ich dann auch.
Kurz gefasst
Das Wichtigste in fünf Zeilen
- Leistung
- Automatisiertes Lesen, Prüfen und Verbuchen von Kreditorenrechnungen in der Buchhaltung eines KMU.
- Für wen
- Schweizer KMU von 5 bis 100 Personen mit mindestens 50 Kreditorenrechnungen pro Monat.
- Preis
- CHF 2’900 bis CHF 12’000 je nach Zahl der Quellen und Offenheit der Buchhaltung. Exkl. MWST.
- Dauer
- 2 bis 5 Wochen zwischen Angebotsfreigabe und Inbetriebnahme.
- Ergebnis
- 80 bis 95 % der Rechnungen ohne Zutun verarbeitet, der Rest in Sekunden in der Warteschlange freigegeben.
Zählen Sie Ihre Rechnungen vom letzten Monat.
Diese eine Zahl genügt, um zu wissen, ob sich eine Automatisierung bei Ihnen lohnt. Dreissig Minuten am Telefon, und Sie haben eine verbindliche Grössenordnung, oder ein begründetes «noch nicht».
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Klartext statt Fachjargon