4 bis 8 Std.
verloren pro Woche
Manuelles Zusammenführen, Fehlerkorrekturen, Suche nach der richtigen Version und erneutes Erfassen bereits vorhandener Angaben.
Business-Software · ab CHF 19’000 · 10 bis 20 Wochen
Excel durch individuelle Business-Software ersetzen
Die Tabelle hat zehn Jahre gehalten. Sie hält noch, jeden Monat ein bisschen schlechter.
Eine Software, die um Ihr Fach herum gebaut ist, mit Ihren Regeln, Ihren Zugriffsrechten und Ihren übernommenen Daten. Kein Abonnement pro Benutzer für ein Werkzeug, das Ihnen nicht ähnlich sieht.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Preis vor dem Start fixiert
Die kurze Antwort
Excel durch individuelle Business-Software zu ersetzen lohnt sich, sobald mehrere Personen in derselben Tabelle schreiben, sie die Daten enthält, die den Betrieb tragen, und ein Fehler darin echte Folgen hat. Bei Alpellia beginnt Business-Software nach Mass bei CHF 19’000 und wird in 10 bis 20 Wochen geliefert, mit Übernahme Ihrer heutigen Daten, Rechten pro Rolle, Zwei-Faktor-Anmeldung und Hosting in der Schweiz. Die Kippschwelle liegt meist bei drei gleichzeitigen Benutzern oder 5’000 aktiven Zeilen: darunter ist die Tabelle oft weiterhin die richtige Wahl.
Das Problem
Die Tabelle ist zur Datenbank Ihres Betriebs geworden
Das hat niemand entschieden. Die Datei begann mit drei Spalten, heute hat sie achtunddreissig. Sie hat Blätter, die niemand mehr anfasst, Formeln von jemandem, der längst weg ist, und eine Kopie «final v3 echt» auf zwei Desktops.
Excel ist ein hervorragendes Rechenwerkzeug. Es wurde nur nie dafür gebaut, dass fünf Personen gleichzeitig in dieselbe Datei schreiben, dass nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat, oder dass niemand versehentlich eine Spalte löscht, von der vier andere Blätter abhängen.
Die Kippschwelle ist nicht die Dateigrösse, sondern der Moment, in dem der Betrieb ohne sie nicht mehr funktioniert. Ab da ist jeder Zwischenfall (eine gesperrte Datei, eine kaputte Formel, eine abweichende Version) keine Unannehmlichkeit mehr, sondern ein Produktionsstopp.
Eine kritische Tabelle ist kein günstiges Werkzeug. Sie ist eine technische Schuld, die Sie in Zwischenfällen, verlorener Zeit und Entscheidungen auf falschen Zahlen zurückzahlen.
«Die Datei ist von jemandem geöffnet»
Die Arbeit stoppt, oder schlimmer, sie läuft in einer Kopie weiter, die still von der Vorlage abweicht.
«Wir wissen nicht, wer das geändert hat»
Keine verlässliche Historie. Die Ursache eines Fehlers zu finden heisst, Versionen von Hand zu vergleichen.
«Alle sehen alles»
Löhne, Margen und Kundendaten liegen in derselben Mappe wie die Planung. Unter dem revDSG ist das nicht haltbar.
Die versteckten Kosten
Was der heutige Zustand Sie bereits kostet
Die Kosten einer kritischen Tabelle sind diffus, deshalb erträgt man sie lange. Zusammengenommen übersteigen sie fast immer die Investition in ein richtiges Werkzeug.
1 Person
wird unentbehrlich
Die, welche die Formeln versteht. Ihr Austritt oder längerer Ausfall bringt den Betrieb sofort in Schwierigkeiten.
revDSG
kaum einhaltbar
Eine geteilte Mappe ohne Rechte pro Feld erlaubt weder, den Zugang zu Personendaten zu beschränken, noch nachzuweisen, wer sie eingesehen hat.
Diese Grössenordnungen gelten für ein KMU von 5 bis 30 Personen, dessen zentrale Tabelle täglich genutzt wird. Das erste Gespräch dient dem Abgleich mit Ihrer Lage.
Die Lösung
Was stattdessen gebaut wird
Keine Standardsoftware, in die Ihr Fach mit dem Schuhlöffel hineingezwängt wird. Ein Werkzeug auf Ihren Regeln, das Ihre bestehenden Daten übernimmt und das Ihre Leute vom ersten Tag an wiedererkennen.
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01
Ihre Tabelle als Ausgangspunkt
Gelesen wird Ihre echte Datei, kein Fragebogen. Daraus ergeben sich Ihre Geschäftsregeln so, wie sie tatsächlich angewendet werden, auch jene, die nie jemand aufgeschrieben hat und die in den Formeln leben.
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02
Sauberes Datenmodell
Was in Spalten ausgebreitet war, wird zu verbundenen Einheiten: Kunden, Verträge, Einsätze, Rechnungen. Eine Information existiert nur noch an einer Stelle, womit Abweichungen zwischen Blättern mechanisch verschwinden.
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03
Rechte pro Rolle und pro Feld
Ein Teamleiter sieht die Planung, aber nicht die Margen. Eine Sachbearbeiterin erfasst, ohne löschen zu können. Die Einstellung reicht bis auf Feldebene, nicht nur bis zum Modul.
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04
Übernahme Ihrer Daten
Die Historie wird importiert und bereinigt: Doppel zusammengeführt, Datumsformate vereinheitlicht, leere Felder qualifiziert. Sie starten mit Ihren letzten zwanzig Jahren, nicht mit einer leeren Datenbank.
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05
Gleichzeitiger Zugriff und Nachvollziehbarkeit
Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, ohne sich zu blockieren. Jede Änderung ist mit Zeitstempel und Urheber versehen, womit ein Fehler in Sekunden auffindbar wird.
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06
Jederzeit freier Export
Ihre Daten bleiben in offenen Formaten exportierbar. Die Software wird nie zum Gefängnis: die Bedingung dafür, dass Sie später anders entscheiden dürfen.
Wann ich Ihnen sage, bei Excel zu bleiben
Wenn Ihre Tabelle von einer einzigen Person genutzt wird, ein paar hundert Zeilen umfasst und nur rechnet, wäre Individualsoftware eine schlechte Investition. Richtig ist dann, die Datei zu bereinigen und allenfalls zu automatisieren, was sie speist. Das sage ich im ersten Gespräch, nicht beim Angebot: ein falsch dimensioniertes Projekt kostet mehr als gar keines.
Im Wirtschaftsraum Biel und Berner Jura
Im Berner Jura und in Biel steuern die Zulieferer der Uhren- und Mikrotechnik ihre Fertigungsaufträge, Qualitätskontrollen und Losverfolgung häufig in Mappen. Das Problem stellt sich hier besonders scharf: die Rückverfolgbarkeit der Teile ist eine vertragliche Anforderung der Auftraggeber, und eine Tabelle beweist nichts. Im Seeland stossen eher Dienstleister und Treuhandbüros an die Grenzen der geteilten Mappe. In beiden Fällen ist das Team zweisprachig: die Oberfläche muss es auch sein, was von der Struktur an vorzusehen ist und nicht im Nachhinein.
Preis und Dauer
Was es kostet und wie lange es dauert
Der Preis hängt von der Zahl wirklich unterschiedlicher Module und vom Zustand Ihrer heutigen Daten ab. Die Zahl der Benutzer ändert nichts: es gibt keine Lizenz pro Person.
| Umfang | Richtpreis | Dauer | Was abgedeckt ist |
|---|---|---|---|
| Gezieltes Werkzeug | CHF 19’000 – 28’000 | 10 bis 14 Wochen | Drei bis fünf Module, Rechte pro Rolle, Datenimport, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hosting in der Schweiz, Schulung. |
| Vollständige Business-Software | CHF 28’000 – 45’000 | 14 bis 20 Wochen | Sechs Module oder mehr, komplexe Geschäftsregeln, Auswertungen, Deutsch und Französisch, Anbindung an die Buchhaltung. |
| Erweiterter Umfang | CHF 45’000 – 60’000 | 18 bis 26 Wochen | Migration aus geschlossener Software, begleitende mobile App, E-Rechnung, branchenspezifische Anforderungen. |
Hosting in der Schweiz ab CHF 150 pro Monat je nach Last. Keine Lizenz pro Benutzer: zehn zusätzliche Mitarbeitende ändern die Rechnung nicht. Alle Preise, was enthalten ist und was ein Angebot verändert, stehen auf der Seite mit den öffentlichen Preisen.
Das Ergebnis
Was sich im Alltag ändert
Der Nutzen misst sich nicht in Funktionen, sondern in Zwischenfällen, die nicht mehr vorkommen.
- Keine gesperrte Datei mehr. Das ganze Team arbeitet gleichzeitig an denselben Daten, ohne Parallelkopie und ohne abweichende Version.
- Ein Fehler wird nachvollziehbar. Wer was wann geändert hat und welcher Wert vorher stand. Die Ursache einer falschen Zahl zu finden dauert Sekunden.
- revDSG wird haltbar. Zugriffe nach Rolle beschränkt, Einsichten protokolliert, Aufbewahrungsfristen definiert, Daten in der Schweiz gehostet.
- Das Wissen verlässt einen einzelnen Kopf. Die Geschäftsregeln stehen in der Software und in ihrer Dokumentation, nicht mehr in Formeln, die niemand anzurühren wagt.
0
Lizenz pro Benutzer und Monat
10–20 Wo.
vom Startsignal bis zum produktiven Einsatz
ab 19’000
CHF für Business-Software nach Mass
100 %
des Codes und der Daten gehören Ihnen
Ein echter Fall
Was am Ende dabei herauskommt
Qode Finance, ein Versicherungsbroker der Westschweiz, steuerte sein Portefeuille in Tabellen. Das gelieferte CRM vereint neun Module in einer Anwendung: Kunden, Policen, Mandate mit elektronischer Unterschrift, automatisch berechnete Provisionen, Aufgaben im Kanban und Import des bestehenden Portefeuilles.
Neun Module in einer einzigen Anwendung, Rechte pro Feld einstellbar, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hosting in der Schweiz und 158 automatisierte Tests. Sechs Wochen von der ersten Codezeile bis zum produktiven Einsatz.
Die Fallstudie zum CRM von Qode Finance lesen
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Oft kombiniert mit
Projekte, die lange tragen, verbinden fast immer zwei Bausteine.
Die Leistung Business-Software im Detail
Methode, Datenmodell, Übernahme des Bestehenden und der vollständige Ablauf eines Projekts nach Mass.
Business-Software ab CHF 19’000Wenn das eigentliche Problem die Erfassung ist
Wenn die Tabelle nur zwischen eingehenden Belegen und Ihrer Buchhaltung vermittelt, kostet eine Automatisierung ein Zehntel.
Rechnungserfassung automatisieren
Häufige Fragen
Excel ersetzen: die Antworten
Eine Frage fehlt? Schreiben Sie an hello@alpellia.ch, die Antwort kommt innert 24 Stunden.
Drei Signale genügen, und es braucht nicht alle drei: mehrere Personen müssen gleichzeitig hineinschreiben, ein Fehler darin hat finanzielle oder vertragliche Folgen, und sie enthält Personendaten nach revDSG. Im Volumen liegt die Schwelle oft bei 5’000 aktiven Zeilen oder drei gleichzeitigen Benutzern.
Im Gegenteil. Die Übernahme Ihrer heutigen Daten gehört zum Einstiegspreis: Import, Zusammenführen von Doppeln, Vereinheitlichen der Datumsformate und Qualifizierung leerer Felder. Sie starten mit Ihrer vollständigen Historie. Eine schlecht gepflegte Tabelle braucht mehr Aufräumarbeit, die separat beziffert und vor dem Start angekündigt wird.
Wenn eine Standardlösung Ihr Fach abdeckt, sollten Sie sie nehmen, und das sage ich dann auch. Mass rechtfertigt sich, wenn Ihr Fach Regeln hat, die kein Hersteller vorsieht, oder wenn das Abonnement pro Benutzer teurer wird als die Entwicklung. Bei zwanzig Benutzern und CHF 60 pro Person und Monat kostet eine Standardlösung CHF 14’400 im Jahr, jedes Jahr.
Der Wechsel dauert einen Tag, kein Quartal. Die Daten werden vorher importiert und geprüft, während die Tabelle weiterläuft. Die Schulung dauert je nach Zahl der Module einen halben bis einen Tag. Die Tabelle bleibt in den ersten Wochen lesend verfügbar, bis das Vertrauen da ist.
Der Quellcode gehört Ihnen ab der vollständigen Zahlung, die Daten sind jederzeit in offenen Formaten exportierbar, und die eingesetzten Technologien sind verbreiteter Standard. Repository und Betriebsdokumentation werden bei der Lieferung übergeben. Jeder Entwickler kann übernehmen.
Kurz gefasst
Das Wichtigste in fünf Zeilen
- Leistung
- Ersatz einer kritischen Tabelle durch individuelle Business-Software, mit Übernahme der bestehenden Daten.
- Für wen
- KMU von 5 bis 50 Personen, deren zentrale Tabelle von mehreren genutzt wird und sensible Daten trägt.
- Preis
- CHF 19’000 bis CHF 60’000 je nach Modulzahl und Datenzustand. Keine Lizenz pro Benutzer.
- Dauer
- 10 bis 20 Wochen zwischen Angebotsfreigabe und produktivem Einsatz.
- Enthalten
- Fachliche Aufnahme, Datenmodell, Rechte pro Rolle, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hosting in der Schweiz, Tests, Schulung.
Schicken Sie mir Ihre Tabelle.
Das ist der schnellste Weg zu wissen, was ihr Ersatz kosten würde, und ob er sich lohnt. Dreissig Minuten genügen für eine verbindliche Grössenordnung. Begrenzte Kapazität: 2 neue Projekte pro Monat.
Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Klartext statt Fachjargon