KI-Automatisierung für KMU Schweiz

Das Problem

Ihr Team verbringt die Tage damit, Daten abzutippen.

Eine Rechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet sie, liest den Betrag, tippt ihn in eine Tabelle, legt die Datei in einen Ordner, schreibt eine Notiz. Vier Minuten. Vierzig Mal pro Woche.

Das sind knapp drei Stunden. Nicht drei Stunden Fachwissen: drei Stunden Abtippen, von jemandem, den Sie für sein Urteil bezahlen. Und weil es Abtippen ist, passieren Fehler, die später jemand anders sucht.

Diese Aufgabe verschwindet nicht, weil Sie schneller tippen. Sie verschwindet, wenn etwas anderes sie übernimmt.

Dokumente von Hand erfassen

Rechnungen, Lieferscheine, Anmeldungen, Formulare: gelesen, abgetippt, abgelegt. Immer gleich, immer von einer Person.

Kopieren zwischen Tools

Vom Formular in die Tabelle, von der Tabelle in die Buchhaltung. Jeder Übergang ist eine Stelle, an der etwas verloren geht.

Mahnen und nachfassen

Wer hat nicht geantwortet, welche Frist läuft, wem muss man schreiben. Meist geführt im Kopf einer einzigen Person.

Die Lösung

Abläufe, die ohne Sie laufen, aber unter Ihrer Kontrolle

Eine Automatisierung ist kein Kasten, in dem etwas Unerklärliches passiert. Sie hat einen Auslöser, definierte Schritte, ein Protokoll und eine Warteschlange für alles, was eine Maschine nicht allein entscheiden darf.

Dokumente lesen und zuordnen

Eine Rechnung als PDF wird gelesen: Absender, Betrag, Datum, Referenz. Die Werte landen dort, wo Sie sie brauchen, das Dokument in der richtigen Ablage.

Tools verbinden

Formular, Mailkonto, Tabelle, Buchhaltung, Branchenlösung: was bei Ihnen läuft, bleibt. Es fängt nur an, miteinander zu reden.

E-Mails sortieren und beantworten

Eingang nach Art der Anfrage einteilen, weiterleiten, eine Standardantwort vorschlagen. Sie lesen und senden, statt zu lesen und zu tippen.

Warteschlange für Zweifelsfälle

Ist etwas unklar, wird nicht geraten. Der Fall geht in eine Liste, die eine Person durchsieht, mit Angabe, warum er dort liegt.

Nachvollziehbares Protokoll

Jeder Durchlauf ist protokolliert: was ausgelöst hat, was entschieden wurde, mit welchem Ergebnis. Ohne das ist eine Automatisierung nicht prüfbar.

Beobachtungsmodus zuerst

Am Anfang schlägt der Ablauf vor und führt nicht aus. Erst wenn die Trefferquote an Ihren echten Fällen stimmt, wird er scharf geschaltet.

Aus der Region

Für KMU in Biel, im Seeland und im Berner Jura

In einem Treuhandbüro in Nidau sind es die Belege. In einem Zulieferbetrieb in Grenchen die Bestellungen und Lieferscheine. In einer Gemeindeverwaltung im Seeland die Formulare, die als PDF eintreffen und als Excel-Zeile enden müssen. Immer dasselbe Muster: eine Fachperson erledigt eine Aufgabe, die kein Fachwissen braucht.

Konkret heisst das kurze Wege: ein Termin in Lyss, Grenchen, Nidau, Aarberg oder Saint-Imier ist eine Sache von einem halben Tag. Der Rest läuft aus der Distanz, und Sie haben durchgehend dieselbe Ansprechperson.

Der billigste erste Schritt

Ab CHF 2’900 und in 2 bis 5 Wochen. Die gemessene Zeitersparnis finanziert oft das nächste Projekt: eine Website oder eine eigene Software.

Auf Ihre Werkzeuge aufgesetzt

Kein Systemwechsel. Was in Ihrem Betrieb läuft, läuft weiter; die Automatisierung legt sich darüber.

revDSG von Anfang an

Datenminimierung, dokumentierte Bearbeitung, Hosting in der Schweiz auf Wunsch, und der Mensch bleibt im Entscheid, wo es zählt.

Der Unterschied

Was KI in einem KMU wirklich ändert

Der Unterschied zur klassischen Automatisierung von vor fünf Jahren ist einfach: Regeln brauchen saubere Daten, KI kommt mit unsauberen zurecht.

Kein festes Format nötig. Zwanzig Lieferanten, zwanzig Rechnungslayouts. Eine Regel scheitert daran, ein Modell nicht: es liest, was dasteht, und nicht, wo es steht.
Sprache statt Formular. Eine Kundenanfrage in ganzen Sätzen kann eingeordnet, zusammengefasst und weitergeleitet werden, ohne dass jemand ein Formular ausfüllt.
Und eine Grenze, die bleibt. Ein Modell ist nie zu 100 Prozent sicher. Deshalb hat jede Automatisierung eine Warteschlange und ein Protokoll: das ist keine Einschränkung, das ist die Bedingung.

So läuft es ab

Drei Schritte, bis der Ablauf allein läuft

Ihr Aufwand: rund zwei Stunden, plus ein paar echte Beispiele aus Ihrem Alltag.

01
Der Rückruf, 20 Minuten

Sie beschreiben die Aufgabe und wie oft sie anfällt. Ich sage Ihnen, ob sie automatisierbar ist, was es kostet und was Sie an Zeit zurückgewinnen.
02
Das Angebot innert 5 Tagen

Der Ablauf Schritt für Schritt beschrieben, mit den Fällen, die in die Warteschlange gehen, dem Termin und dem verbindlichen Preis.
03
Beobachten, dann scharf schalten

Test an Ihren echten Fällen, Trefferquote messen, korrigieren. Erst dann läuft der Ablauf selbstständig, mit Protokoll und Schulung.

Preis

Was eine KI-Automatisierung kostet

Nach unten begrenzt ist der Preis vom Aufwand, nicht von Ihrer Betriebsgrösse. Eine Aufgabe, ein Preis.

Ab CHF 2’900

Ein Ablauf

Eine klar abgegrenzte Aufgabe: Rechnungen lesen und ablegen, Formulareingänge übertragen, E-Mails sortieren. Mit Protokoll und Warteschlange.

CHF 6’000 – 15’000

Mehrere verbundene Abläufe

Eine ganze Kette: Eingang, Prüfung, Erfassung, Ablage, Benachrichtigung, über mehrere Ihrer bestehenden Werkzeuge hinweg.

Ab CHF 190/Monat

Überwachung, optional

Kontrolle der Trefferquote, Anpassung bei geänderten Formaten, Support. Ohne Vertrag läuft die Automatisierung weiter.

Rechnen Sie vorher nach: eine Aufgabe von vier Minuten, vierzig Mal pro Woche, sind rund 130 Stunden im Jahr. Der Vergleich mit CHF 2’900 ist die einzige Rechnung, die zählt.

Ehrlich gesagt

Und wenn es schiefgeht?

Nichts läuft scharf, bevor es stimmt.Der Beobachtungsmodus ist keine Option, sondern der Standard. Sie sehen die Trefferquote an Ihren eigenen Fällen, bevor etwas selbstständig ausgeführt wird.
Zweifelsfälle werden nicht geraten.Was unklar ist, geht in eine Warteschlange mit Begründung. Eine Automatisierung, die im Zweifel handelt, ist gefährlicher als keine.
Sie können jederzeit abschalten.Ein Schalter, und der Ablauf hält. Ihre Werkzeuge funktionieren danach wie vorher: es wurde nichts ersetzt.
Der Mensch bleibt im Entscheid.Bei Geld, Fristen und Personendaten schlägt die Automatisierung vor. Freigeben tut eine Person. Das ist auch die revDSG-konforme Auslegung.

Oft kombiniert mit

Projekte, die lange tragen, verbinden fast immer zwei Bausteine.

Business-Software

Ist das Problem nicht die Erfassung, sondern das fehlende Werkzeug, verschiebt das Automatisieren einer Tabelle die Schwierigkeit nur.

Business-Software ab CHF 19’000

KI-Mitarbeiter

Die Automatisierung bearbeitet Dokumente, der KI-Mitarbeiter Gespräche. Zusammen decken sie beide Hälften der Administration.

KI-Mitarbeiter ab CHF 4’900 + CHF 490/Monat

Die Einstiegspreise der fünf Leistungen, was enthalten ist und was ein Angebot verändert, stehen offen auf der Preisseite von Alpellia.

Ein echter Fall

Was am Ende dabei herauskommt

Qode Finance, ein Versicherungsbroker der Westschweiz, steuerte sein Portefeuille in Tabellen. Das gelieferte CRM vereint neun Module in einer Anwendung: Kunden und Portefeuille, Policen, Mandate mit elektronischer Unterschrift, automatisch berechnete Provisionen, Aufgaben im Kanban und Import des bestehenden Portefeuilles.

Zugriffsrechte modul- und feldweise einstellbar, Zwei-Faktor-Anmeldung mit TOTP, Hosting in der Schweiz und 158 automatisierte Tests. Sechs Wochen von der ersten Codezeile bis zum produktiven Einsatz.

Die Fallstudie zum CRM von Qode Finance lesen

Häufige Fragen

KI-Automatisierung: die Antworten

Eine Frage fehlt? Schreiben Sie an hello@alpellia.ch, die Antwort kommt innert 24 Stunden.

Eine Automatisierung beginnt bei CHF 2’900 für einen klar abgegrenzten Ablauf: eingehende Rechnungen lesen und ablegen, Daten zwischen zwei Tools übertragen, E-Mails sortieren und weiterleiten. Mehrere verbundene Abläufe liegen zwischen CHF 6’000 und CHF 15’000. Es ist der günstigste Einstieg ins Thema und liefert am schnellsten ein messbares Ergebnis.

2 bis 5 Wochen. Die erste Woche geht für das Verstehen des Ablaufs und das Sammeln echter Beispiele weg, und das ist der Teil, der über das Ergebnis entscheidet. Danach folgen Umsetzung, Test an Ihren eigenen Fällen und die Inbetriebnahme.

Genau deshalb entscheidet sie nichts allein, was Geld, Fristen oder Personendaten betrifft. Unsichere Fälle werden nicht geraten, sondern in eine Warteschlange gelegt, die eine Person durchsieht. Jede Automatisierung wird zuerst im Beobachtungsmodus betrieben: sie schlägt vor, Sie prüfen, und erst wenn die Trefferquote stimmt, läuft sie selbstständig.

Ja, wenn die Automatisierung entsprechend gebaut ist. Konkret: nur die tatsächlich benötigten Daten werden verarbeitet, die Bearbeitung ist dokumentiert, das Hosting läuft auf Wunsch in der Schweiz, und automatisierte Einzelentscheide mit erheblicher Auswirkung auf eine Person bleiben einer Person vorbehalten. Das wird im Angebot festgehalten, nicht mündlich versprochen.

In der Regel nicht. Eine Automatisierung setzt auf das auf, was bei Ihnen schon läuft: Mailkonto, Buchhaltung, Dokumentenablage, Tabellen, bestehende Branchenlösung. Der Sinn ist, diese Werkzeuge miteinander reden zu lassen, nicht, sie zu ersetzen.

Kurz gefasst

Das Wichtigste in fünf Zeilen

Leistung: Automatisierung repetitiver Aufgaben mit KI, für KMU in der Schweiz
Preis: Ab CHF 2’900 pro Ablauf · mehrere Abläufe CHF 6’000 bis 15’000 · Überwachung ab CHF 190/Monat
Dauer: 2 bis 5 Wochen, inklusive Beobachtungsphase
Enthalten: Analyse des Ablaufs, Umsetzung, Warteschlange, Protokoll, Test an Ihren Fällen, Schulung
Grenzen: Kein automatischer Entscheid bei Geld, Fristen oder Personendaten: dort schlägt die KI vor

Konkrete Fälle

Zwei Automatisierungen, die immer wiederkommen

Die beiden häufigsten Fälle bei KMU der Region, beziffert.

ab CHF 2’900 · 2 bis 5 Wochen

Rechnungserfassung automatisieren

Lieferantenrechnungen werden gelesen, geprüft und verbucht. 80 bis 95 Prozent laufen ohne Eingriff durch.

ab CHF 2’900 · 2 bis 8 Wochen

Offerten im Baugewerbe digitalisieren

Ausmasse auf der Baustelle erfasst, Preise immer aktuell, Offerte am selben Tag statt drei Wochen später.

Alle acht Lösungen ansehen

Nächsten Monat kann diese Aufgabe weg sein.

Dreissig Minuten am Telefon, und Sie wissen, ob Ihre Aufgabe automatisierbar ist, was es kostet und wie viele Stunden im Jahr Sie zurückholen.

Kostenlosen Rückruf anfragen Nachricht schreiben

Unverbindlich · Antwort innert 24 Stunden · Klartext statt Fachjargon

KI-Automatisierung für KMU: Prozesse, die ohne Sie laufen