10 à 30 %
d'appels non décrochés
Proportion courante aux heures de pointe dans un cabinet sans permanence téléphonique dédiée.
Employé IA · dès CHF 4'900 + CHF 490/mois · 3 à 6 semaines
Automatiser la prise de rendez-vous en cabinet
Le téléphone sonne pendant la consultation. Personne ne peut répondre, et le patient appelle ailleurs.
Un assistant qui prend les rendez-vous dans votre agenda existant, envoie les rappels et gère les annulations, en français et en allemand, sans jamais toucher aux données médicales.
Vous choisissez le créneau · Réponse sous 24 h ouvrables · On parle business, pas jargon
La réponse courte
Automatiser la prise de rendez-vous d'un cabinet médical ou dentaire consiste à laisser un assistant proposer les créneaux libres de votre agenda existant, enregistrer le rendez-vous, envoyer les rappels et traiter les annulations, sans intervention du secrétariat. Chez Alpellia, ce type de projet démarre à CHF 4'900 plus CHF 490 par mois et se met en service en 3 à 6 semaines. Le point déterminant est la séparation stricte des données : l'assistant manipule une identité et un créneau, jamais un motif de consultation ni un dossier médical. C'est ce qui rend l'automatisation compatible avec le secret professionnel.
Le problème
Le secrétariat ne peut pas être à deux endroits
Les appels arrivent en rafale entre 8 h et 10 h, puis en fin de journée. Pendant ce temps, il faut accueillir les patients présents, préparer les salles et gérer l'administratif. Le téléphone sonne dans le vide, ou le patient attend en ligne.
Un patient qui n'obtient pas de réponse ne rappelle pas toujours : il compose le numéro du cabinet suivant. Pour un cabinet qui cherche à remplir son agenda, chaque appel manqué est un rendez-vous perdu, et le phénomène est invisible parce qu'il ne laisse aucune trace.
À l'autre bout, les rendez-vous non honorés coûtent tout aussi cher. Un créneau libéré la veille peut être repris ; un créneau perdu le matin même ne l'est jamais. Les rappels manuels règlent le problème, mais personne n'a le temps de les passer systématiquement.
Un cabinet qui perd deux appels par jour et deux créneaux par semaine perd l'équivalent de plusieurs journées de consultation par an.
« On ne peut pas répondre à tout »
Les pics d'appels tombent exactement au moment où le secrétariat est le plus sollicité en présentiel.
« Les patients ne préviennent pas »
Un créneau perdu le matin même ne se remplit pas. Sans rappel automatique, le taux d'absence reste élevé.
« Les logiciels de réservation ne conviennent pas »
Ils exigent souvent d'héberger les données ailleurs, sans réponse claire sur le secret médical.
Le coût caché
Ce que le statu quo vous coûte déjà
Les deux pertes se cumulent : les patients qui n'arrivent pas à joindre le cabinet, et les créneaux réservés puis non honorés.
4 à 8 %
de rendez-vous non honorés
Taux d'absence habituel sans système de rappel automatisé. Chaque créneau perdu est une perte sèche.
6 à 10 h
par semaine au téléphone
Temps consacré à la seule prise et modification de rendez-vous dans un cabinet de taille moyenne.
Ordres de grandeur pour un cabinet de un à cinq praticiens. Le premier appel sert à les remplacer par vos volumes réels d'appels et votre taux d'absence.
La solution
Ce que l'assistant fait, et ce qu'il ne fait jamais
L'automatisation s'arrête volontairement à la porte du dossier médical. C'est cette limite qui rend l'ensemble défendable juridiquement autant qu'éthiquement.
-
01
Créneaux tirés de votre agenda existant
L'assistant lit les disponibilités réelles dans l'agenda que vous utilisez déjà et propose les créneaux libres selon vos règles : durée par type de rendez-vous, praticien, plage réservée aux urgences.
-
02
Prise de rendez-vous encadrée
Il recueille le nom, un moyen de contact et le type de rendez-vous parmi une liste que vous définissez. Il n'enregistre ni symptôme, ni antécédent, ni aucune donnée de santé.
-
03
Rappels automatiques
Un rappel part 48 heures avant, un second le jour précédent, par le canal que le patient a choisi. Le patient peut annuler ou déplacer depuis le rappel, ce qui libère le créneau assez tôt pour qu'il soit repris.
-
04
Liste d'attente intelligente
Une annulation déclenche une proposition automatique aux patients en attente qui correspondent au créneau libéré. C'est le mécanisme qui récupère le plus de chiffre d'affaires, pour un effort nul.
-
05
Bascule vers un humain
Toute situation qui sort du cadre (urgence, demande complexe, patient qui insiste pour parler à quelqu'un) est transférée immédiatement, avec l'historique de l'échange.
-
06
Bilingue et disponible en continu
Français et allemand dans le même assistant, disponible le soir et le week-end, quand une grande partie des demandes de rendez-vous sont réellement formulées.
La séparation des données, expliquée simplement
L'assistant sait qu'une personne nommée X vient le mardi à 14 h pour un contrôle. Il ne sait rien d'autre, et il n'a techniquement pas accès au dossier patient. Les données qu'il manipule (identité, coordonnées, créneau) sont des données personnelles ordinaires, pas des données sensibles au sens de la nLPD. C'est cette séparation qui permet d'automatiser sans porter atteinte au secret professionnel, et elle est vérifiable dans l'architecture, pas seulement affirmée dans un contrat.
Dans le tissu économique de Bienne et du Jura bernois
Un cabinet biennois reçoit des patients francophones et germanophones, souvent dans la même demi-journée. Un système de réservation monolingue y crée immédiatement une catégorie de patients mal servis. Dans le Jura bernois et le Seeland, une autre contrainte s'ajoute : les cabinets sont éloignés les uns des autres et un patient qui ne parvient pas à joindre le sien ne se reporte pas facilement ailleurs : il repousse le rendez-vous, parfois de plusieurs mois. Répondre en dehors des heures d'ouverture a donc ici un effet sanitaire, pas seulement commercial. Enfin, les cabinets de la région restent majoritairement de petite taille, sans secrétariat à temps plein : c'est précisément la configuration où l'automatisation change le plus de choses.
Prix et délai
Combien ça coûte, combien de temps ça prend
Le prix dépend du logiciel d'agenda que vous utilisez et du degré d'autonomie souhaité. Un assistant qui propose sans écrire coûte nettement moins qu'un assistant qui réserve lui-même.
| Périmètre | Prix indicatif | Délai | Ce que ça couvre |
|---|---|---|---|
| Assistant informatif | CHF 4'900 + 490/mois | 3 à 4 semaines | Répond aux questions courantes, indique les disponibilités et transmet la demande au secrétariat. N'écrit pas dans l'agenda. |
| Prise de rendez-vous autonome | CHF 8'000 + 590/mois | 4 à 6 semaines | Écrit directement dans votre agenda, envoie les rappels, gère annulations et déplacements. Bilingue français-allemand. |
| Avec liste d'attente et rappels avancés | CHF 12'000 – 15'000 | 6 à 9 semaines | Ajoute la reprise automatique des créneaux annulés, les règles par praticien et par type d'acte, et les statistiques de remplissage. |
L'abonnement couvre l'hébergement, la consommation des modèles et le maintien en conditions. Il est sans engagement de durée. Le détail complet des prix, de ce qui est inclus et de ce qui fait varier un devis se trouve sur la page des tarifs publics d'Alpellia.
Le résultat
Ce que ça change sur le remplissage
Les deux effets mesurables sont le nombre d'appels qui aboutissent et le taux de créneaux effectivement occupés.
- Plus aucun appel perdu aux heures de pointe. L'assistant absorbe les rafales de 8 h et de fin de journée, y compris quand le secrétariat est occupé en salle.
- Le taux d'absence baisse nettement. Deux rappels automatiques et une annulation possible en un geste suffisent à récupérer la majorité des créneaux qui auraient été perdus.
- Les créneaux annulés se remplissent seuls. La liste d'attente est sollicitée automatiquement dès qu'une place se libère, sans que personne ait à passer d'appels.
- Le secrétariat retrouve du temps. Il traite les cas complexes et l'accueil, pas la centième demande de déplacement de rendez-vous.
24 h/24
de prise de rendez-vous, week-ends compris
2 langues
français et allemand dans le même assistant
0
donnée de santé manipulée par l'assistant
3–6 sem.
entre le feu vert et la mise en service
Un cas réel
Ce que ça donne une fois livré
Le CRM de Qode Finance repose sur la même exigence de cloisonnement : les droits y sont réglables module par module et champ par champ, avec double authentification et hébergement en Suisse, de sorte qu'un utilisateur ne voit jamais une donnée qui ne le concerne pas.
Neuf modules dans une seule application, des droits réglables champ par champ, une double authentification, un hébergement en Suisse et 158 tests automatisés. Six semaines entre la première ligne de code et la mise en production.
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Pour aller plus loin
Souvent combiné avec
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Employé IA dès CHF 4'900 + CHF 490/moisVérifier d'abord la conformité
Avant de faire écrire un assistant dans votre agenda, il faut savoir où vont les données et ce qui est conservé.
Chatbot conforme à la nLPD
Questions fréquentes
Prise de rendez-vous : les réponses
Une question qui n'est pas là ? Écrivez à hello@alpellia.ch.
Non, et c'est une limite d'architecture, pas un réglage. Il manipule une identité, un moyen de contact et un créneau. Il ne collecte ni symptôme, ni antécédent, ni motif détaillé de consultation. Les types de rendez-vous qu'il propose sont des libellés génériques que vous définissez (« contrôle », « urgence », « première consultation ») sans contenu clinique.
Oui, précisément parce que l'assistant ne traite pas de données de santé. Les informations qu'il manipule sont des données personnelles ordinaires au sens de la nLPD. Le stockage peut être en Suisse, les durées de conservation sont définies, et chaque accès est journalisé. Le registre des traitements correspondant est fourni avec la mise en service.
Cela dépend de son ouverture, et c'est le premier point vérifié, avant tout devis. Les agendas les plus répandus exposent une interface de programmation qui permet de lire les disponibilités et d'écrire un rendez-vous. Quand le logiciel est complètement fermé, on se limite à un assistant informatif qui transmet la demande, ce qui reste utile mais coûte moins cher.
L'assistant est construit pour reconnaître les formulations d'urgence et basculer immédiatement vers un humain ou vers le numéro que vous indiquez, sans tenter de qualifier lui-même la situation. Il ne donne jamais de conseil médical, ne trie pas les urgences et ne rassure pas un patient inquiet : ce sont des actes médicaux.
C'est une objection légitime, et la réponse tient dans la conception : l'assistant annonce qu'il est un assistant, et propose systématiquement de transférer à une personne. En pratique, un patient qui obtient un rendez-vous en quarante secondes le soir à 20 h s'en accommode mieux qu'un patient qui attend cinq minutes en ligne à 9 h. Le téléphone humain ne disparaît pas, il cesse d'être saturé.
En bref
- Quoi : assistant qui prend les rendez-vous dans l'agenda existant du cabinet, envoie les rappels et gère annulations et liste d'attente.
- Pour qui : cabinets médicaux, dentaires et paramédicaux de un à cinq praticiens, en Suisse romande et dans le Seeland.
- Prix : dès CHF 4'900 plus CHF 490 par mois. Jusqu'à CHF 15'000 avec liste d'attente et règles avancées.
- Délai : 3 à 6 semaines entre la validation du devis et la mise en service.
- Limite assumée : aucune donnée de santé n'est manipulée : ni symptôme, ni antécédent, ni accès au dossier patient.
- Contact : hello@alpellia.ch · 079 216 84 46, joignable de 8 h 30 à 18 h du lundi au vendredi · Hintergasse 17a, 2504 Bienne.
Combien d'appels manquez-vous entre 8 h et 10 h ?
Ce chiffre, plus votre taux d'absence, suffit à savoir ce que l'automatisation rapporterait. Vingt minutes au téléphone, sans engagement.
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