10 à 15 h
par semaine de coordination
Relances, recherche de pièces, vérification de l'avancement d'un dossier et réponses aux clients qui demandent où ça en est.
Logiciel métier · dès CHF 19'000 · 10 à 20 semaines
Logiciel sur mesure pour fiduciaire en Suisse romande
Votre métier tient dans quatre logiciels qui ne se parlent pas, plus un tableur qui fait le lien.
Un outil unique pour le suivi des mandats, les échéances fiscales, les documents clients et la facturation. Conçu pour le secret professionnel et les durées de conservation suisses.
Vous choisissez le créneau · Réponse sous 24 h ouvrables · On parle business, pas jargon
La réponse courte
Un logiciel sur mesure pour fiduciaire regroupe dans une seule application le suivi des mandats, le calendrier des échéances fiscales et sociales, la collecte des pièces auprès des clients, le temps passé et la facturation. Chez Alpellia, un tel logiciel démarre à CHF 19'000 et se livre en 10 à 20 semaines, avec droits d'accès par mandat, hébergement en Suisse et traçabilité complète des consultations : les trois exigences que le secret professionnel et la nLPD imposent à une fiduciaire. Il ne remplace pas votre logiciel comptable : il s'y connecte.
Le problème
Votre valeur est dans le suivi, vos outils ne suivent rien
Le logiciel de comptabilité fait la comptabilité. Il ne vous dit pas quel client n'a pas encore envoyé ses justificatifs, quelle déclaration arrive à échéance dans dix jours, ni combien d'heures ont été passées sur un mandat au forfait.
Ces informations existent, mais éclatées : un tableur pour les échéances, une boîte e-mail pour les relances, un dossier réseau pour les pièces, un carnet pour le temps passé. Personne n'a de vue d'ensemble, et la vue d'ensemble est précisément ce que le client vous paie.
S'y ajoute une contrainte que les autres métiers n'ont pas : chaque dossier contient des données financières et personnelles couvertes par le secret professionnel, avec des durées de conservation légales. Un dossier réseau partagé où tout le monde voit tout n'est pas conforme, et c'est difficile à corriger après coup.
Une fiduciaire qui gère 150 mandats sans outil de suivi consacre l'équivalent d'un poste à mi-temps à savoir où en sont les dossiers.
« On relance à l'aveugle »
Les pièces manquantes sont repérées tard, souvent quand l'échéance est déjà proche et que le client est en vacances.
« Le forfait n'est pas rentable »
Sans mesure du temps réel par mandat, impossible de savoir lesquels sont sous-facturés, donc impossible de corriger.
« Tout le monde accède à tout »
Le secret professionnel demande de restreindre l'accès dossier par dossier et de pouvoir prouver qui a consulté quoi.
Le coût caché
Ce que le statu quo vous coûte déjà
Les coûts se concentrent sur les périodes de pointe, ce qui les rend plus douloureux qu'un calcul annuel ne le suggère.
15 à 25 %
de mandats sous-facturés
Proportion courante des forfaits dont le temps réel dépasse nettement l'estimation, faute de mesure fiable.
nLPD
et secret professionnel
Un partage de fichiers sans droits par dossier ni journal des accès expose la fiduciaire en cas de contrôle ou d'incident.
Ordres de grandeur pour une fiduciaire de 3 à 15 collaborateurs gérant entre 80 et 300 mandats. Le premier appel sert à les confronter à vos chiffres.
La solution
Ce que couvre un outil conçu pour une fiduciaire
L'objectif n'est pas de remplacer votre logiciel comptable, qui fait très bien son travail, mais de couvrir tout ce qu'il ne fait pas, et de s'y connecter.
-
01
Suivi des mandats
Chaque mandat porte son type, son échéance, son responsable, son état d'avancement et son mode de facturation. Une vue unique montre ce qui est en retard, ce qui arrive et ce qui attend une pièce du client.
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02
Calendrier des échéances
Déclarations fiscales, décomptes TVA, charges sociales, bouclements : les échéances récurrentes sont générées automatiquement par type de mandat et par canton, avec alertes en amont plutôt qu'au moment où il est trop tard.
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03
Collecte des pièces
Un espace client sécurisé où le client dépose ses justificatifs. La liste des pièces attendues est visible des deux côtés, et les relances partent automatiquement tant qu'il en manque.
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04
Temps passé et rentabilité
Saisie du temps en deux clics, rattachée au mandat. Le rapprochement entre temps réel et montant facturé montre quels forfaits sont à revoir, avec les chiffres pour en discuter avec le client.
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05
Droits par mandat et journal
Un collaborateur ne voit que les dossiers qui lui sont attribués. Chaque consultation et chaque modification sont horodatées et attribuées, ce qui rend le secret professionnel démontrable, pas seulement affirmé.
-
06
Connexion à vos outils existants
Le logiciel se branche sur votre outil comptable et sur votre facturation plutôt que de les dupliquer. Les données ne sont saisies qu'une fois, à un seul endroit.
Conservation et effacement, traités dès la conception
Les pièces comptables se conservent dix ans en Suisse ; certaines données personnelles doivent au contraire être effacées quand elles ne sont plus nécessaires. Ces deux règles se contredisent si on ne les modélise pas dès le départ. L'outil distingue donc les documents soumis à conservation légale de ceux soumis à effacement, avec des durées paramétrables par type, et un journal qui prouve ce qui a été supprimé et quand.
Dans le tissu économique de Bienne et du Jura bernois
La Suisse romande compte une densité élevée de fiduciaires de petite taille, et l'arc Bienne–Neuchâtel–La Chaux-de-Fonds ne fait pas exception. Deux particularités y pèsent. D'abord le bilinguisme : une fiduciaire biennoise gère couramment des mandats en français et en allemand, avec des correspondances fiscales dans les deux langues : l'interface et les modèles de courrier doivent suivre. Ensuite la structure du tissu client : beaucoup de sous-traitants horlogers et de petites entreprises de construction, dont les pièces arrivent tard et en vrac. Un outil pensé ailleurs suppose des clients disciplinés ; ici, la mécanique de relance compte autant que le reste.
Prix et délai
Combien ça coûte, combien de temps ça prend
Le prix dépend du nombre de modules retenus et de la facilité à se connecter à votre logiciel comptable actuel. Le nombre de collaborateurs n'entre pas dans le calcul.
| Périmètre | Prix indicatif | Délai | Ce que ça couvre |
|---|---|---|---|
| Suivi des mandats seul | CHF 19'000 – 26'000 | 10 à 14 semaines | Mandats, échéances, droits par dossier, journal des accès, hébergement suisse, formation. |
| Suivi et espace client | CHF 26'000 – 40'000 | 14 à 18 semaines | Ajoute la collecte des pièces, les relances automatiques, le temps passé et le suivi de rentabilité par mandat. |
| Périmètre complet | CHF 40'000 – 60'000 | 18 à 26 semaines | Ajoute la facturation, la connexion à l'outil comptable, le bilingue français-allemand et les tableaux de bord par associé. |
L'hébergement en Suisse démarre à CHF 150 par mois. Aucune licence par utilisateur : embaucher trois collaborateurs ne change pas la facture. Le détail complet des prix, de ce qui est inclus et de ce qui fait varier un devis se trouve sur la page des tarifs publics d'Alpellia.
Le résultat
Ce que ça change pendant la haute saison
Un outil de suivi ne se juge pas en juillet. Il se juge en mars, quand tout arrive en même temps.
- Aucune échéance oubliée. Les délais fiscaux et sociaux sont générés automatiquement et signalés en amont, par mandat et par canton.
- Les relances partent toutes seules. Le client voit la liste des pièces manquantes et reçoit un rappel tant qu'il en manque. Vous cessez d'être le rappel.
- La rentabilité par mandat devient visible. Vous savez quels forfaits sont à renégocier, avec le temps réel à l'appui plutôt qu'une impression.
- Le secret professionnel est démontrable. Droits par dossier, journal des consultations, hébergement suisse et durées de conservation paramétrées par type de document.
0
licence par collaborateur à payer
10–20 sem.
entre le feu vert et la mise en production
dès 19'000
CHF pour un logiciel sur mesure
100 %
des consultations tracées et horodatées
Un cas réel
Ce que ça donne une fois livré
Qode Finance, courtier en assurances de Suisse romande, avait les mêmes contraintes qu'une fiduciaire : documents sensibles, droits d'accès fins et calculs de commissions à fiabiliser. Le CRM livré règle les droits module par module et champ par champ, avec double authentification et hébergement en Suisse.
Neuf modules dans une seule application, des droits réglables champ par champ, une double authentification, un hébergement en Suisse et 158 tests automatisés. Six semaines entre la première ligne de code et la mise en production.
Lire l'étude de cas du CRM Qode Finance
Pour aller plus loin
Souvent combiné avec
Les projets qui tiennent dans la durée mélangent presque toujours deux briques.
Voir la prestation logiciel métier en détail
La méthode, le modèle de données, la reprise de l'existant et le déroulé complet d'un projet sur mesure.
Logiciel métier sur mesure dès CHF 19'000Traiter d'abord le volume documentaire
Si l'essentiel du temps part dans la saisie des pièces reçues, une automatisation coûte bien moins cher qu'un logiciel complet.
Automatiser la saisie des factures
Questions fréquentes
Logiciel pour fiduciaire : les réponses
Une question qui n'est pas là ? Écrivez à hello@alpellia.ch.
Non, et ce serait une mauvaise idée. Les logiciels comptables suisses font très bien ce pour quoi ils sont conçus. Le logiciel sur mesure couvre ce qu'ils ne couvrent pas (suivi des mandats, échéances, collecte des pièces, rentabilité) et s'y connecte pour éviter la double saisie. Le périmètre exact est arrêté au cadrage, avant tout devis.
Par trois mécanismes cumulés : des droits d'accès attribués mandat par mandat, un journal horodaté de chaque consultation et de chaque modification, et un hébergement en Suisse avec chiffrement des données. La double authentification est activée par défaut. L'objectif est de pouvoir démontrer qui a accédé à quoi, pas seulement de l'affirmer.
Elles sont paramétrées par type de document. Les pièces soumises à la conservation décennale sont protégées contre la suppression ; les données personnelles qui ne s'y rattachent pas suivent une durée plus courte et sont effacées automatiquement à l'échéance. Chaque suppression est inscrite au journal, ce qui permet de prouver la conformité en cas de contrôle.
Oui, et c'est prévu dès la structure quand vous en avez besoin, pas ajouté après coup. Cela couvre l'interface, les modèles de courrier et de relance, et les libellés d'échéances. Pour une fiduciaire biennoise ou seelandaise, c'est en général une condition, pas une option.
Une demi-journée à une journée de formation selon le nombre de modules, plus deux à trois semaines d'utilisation accompagnée. La bascule se fait hors période de pointe, jamais en mars. Vos données existantes sont importées et vérifiées avant, pendant que vos outils actuels continuent de tourner.
En bref
- Quoi : logiciel sur mesure pour fiduciaire : suivi des mandats, échéances, collecte des pièces, temps passé, rentabilité et facturation.
- Pour qui : fiduciaires de 3 à 20 collaborateurs en Suisse romande, gérant de 80 à 300 mandats.
- Prix : de CHF 19'000 à CHF 60'000 selon les modules retenus. Aucune licence par collaborateur.
- Délai : 10 à 20 semaines, avec une bascule planifiée hors période fiscale de pointe.
- Conformité : droits par mandat, journal des consultations, hébergement en Suisse, durées de conservation paramétrées par type de document.
- Contact : hello@alpellia.ch · 079 216 84 46, joignable de 8 h 30 à 18 h du lundi au vendredi · Hintergasse 17a, 2504 Bienne.
Combien de mandats suivez-vous aujourd'hui ?
Ce chiffre, plus le nombre de collaborateurs, suffit pour un premier ordre de grandeur. Vingt minutes au téléphone, sans engagement. Capacité limitée : je prends 2 nouveaux projets par mois.
Vous choisissez le créneau · Réponse sous 24 h ouvrables · On parle business, pas jargon